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委任状と議決権行使書 

我がマンションは6月が管理組合の通常総会です。理事会も総会に向けてボチボチ準備を始めました。

総会開催の案内を配布し、同時に出欠を取る必要があります。管理組合員の過半数の議決権があることが総会の成立条件になりますので、出欠確認と同時に、欠席者の決議に対する意思確認が必要になります。

去年の設立臨時総会は管理会社が開催したものなので、書類等はすべて管理会社が準備しました。その準備された書類の中に「委任状」がありました。

でも今年の総会では「委任状」は出しません。ではどうするか?

「委任状」ではなく「議決権行使書」を提出してもらうのです。

両者の違いは、委任状は「だれかに決議を委ねる=自分の意思はどーでもいい」、議決権行使書は「総会議案に対して、賛成もしくは反対の意思を表明する」というものです。

たいていの委任状は、代理人が議長になると思います。代理人を指定できる場合もありますが、それほどご近所付き合いがない場合、お隣さんを代理人にしたりすることはありませんよね。

議長というと、普通は管理組合の理事長です。

もし総会が紛糾して、議題について出席者の議決がまったくの半々に分かれたら。提出された委任状によって決議が左右されます。

この場合、理事長の意志が完全に反映されてしまいますね。来年度予算という議題ならまだしも、立体駐車場の設置など、出費を伴うものの場合、後々禍根を残しかねません。

それに、やはり組合員全員に管理組合の活動に関わっているという意識を持ってもらうためにも、他人任せの「委任状」より、自分の意見を表明する「議決権行使書」の方が本来ふさわしいと思います。

皆さんのマンションの総会では、欠席の場合提出するのは「委任状」ですか?「議決権行使書」ですか?それとも他になにか変わったものはありますか~?

追記:「出欠届及び議決権行使書」をダウンロードできるようにしました。下記リンク先の画面下のほうにある「ダウンロード」という文字をクリックして、ファイルを保存してください。
 →出欠届及び議決権行使書

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※参考:議決権行使書(例)
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                         平成19年  月  日
○○管理組合 御中
                             ○○号室
                             △△ △郎 印

              議決権行使書

 私は都合により、平成  年  月  日開催の通常総会へ
出席できませんので、本書をもって下記の通り議決権を行使
いたします。

                 記

 1.第一号議案:第○期予算の件     (賛成 ・ 反対
 2.第二号議案:管理組合役員選任の件 (賛成 ・ 反対

                                  以 上
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タグ:マンション 管理組合 総会 委任状 議決権行使書

- 5 Comments

苺大福  

前回、前々回の総会は「委任状」でした。確かにそうですね。
私が理事長を勤める今年はちえぞうさんの処を参考にして「議決権行使書」にしようかな。その方が合理的だ。
本当は管理会社を換えたいんだけど・・・・デベロッパと同じ会社はちょっと・・・って感じ。

2007/04/12 (Thu) 08:52 | EDIT | REPLY |   

よーし  

うちも、前回は委任状でした。
議決権行使書、確かに合理的ですね。
これだと、委任状より感心を持つ人が多いかも。

2007/04/12 (Thu) 10:13 | REPLY |   

ちえぞう  

>苺大福さん
委任状を出しているところの方が圧倒的に多そうですよね。議決権行使書にするのは、あとで「あの理事長のせいで!」と恨まれないようにする自己防衛でもありま~す(^^;。

>よーしさん
やっぱり委任状ですか~。議決権行使書のほうが、一人一人考えてくれるので有効ですよね。みんなを巻き込んで活発な意見交換ができそうですよね。

2007/04/13 (Fri) 23:40 | EDIT | REPLY |   

大福うさぎ  

去年の総会で決定したはずの議案が、今年になってアンケートと言う形でまた再度”賛成か反対か”意思を問うようなことがありました。
今の理事長もどうして?と思ったらしいのですが、管理会社の担当者の一存で・・アンケート再びになったらしい
と聞くと、あの総会は何だったのか。住民の意思が、出席者の意思が
無視されているようでいやですね。管理会社にとって不利な議案だったのかと思ってしまいます。
欠席委任と出席者の数がほぼ同数で、欠席者の議決権=委任だったことも影響するかな?と思いました。

2007/05/16 (Wed) 23:36 | EDIT | REPLY |   

ちえぞう  

>大福うさぎさん
再アンケートですか!?総会で決定したことは再度総会をしないとくつがえせませんよね。しかも管理会社の担当者の一存って・・・。管理会社にはそんな権限はありませんよね!委任だろうが出席だろうが、一票に変わりはありませんし。そんな管理会社なら替えちゃったほうがいいかもしれないですね。

2007/05/17 (Thu) 09:34 | EDIT | REPLY |   

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