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管理会社との付き合い方 

我がマンションの管理会社は大手(取り扱い物件数でトップ10には入る)です。

あちこちのHPやブログなどで「大手の管理会社だからといって対応がいいとは限らない」などと書かれていたたのでちょっとドキドキしていたのですが、幸いにも我がマンションのフロントマン(管理会社の担当者のこと)はいい対応をしてくださいます。

フロントマンがいい方なので安心なのですが、管理会社との付き合い方にはちょろっと工夫しています。これから管理組合の理事をする方、参考になさって下さいね。

1.連絡の基本はEメールで
今は大概の管理会社はEメールアドレスを持っていると思います。我がマンションのフロントマンもアドレスを持っているので、問い合わせや連絡事項は基本的にEメールにしています。

電話だと聞き取り間違いがあったり、聞き漏れたりすることもありますが、メールだったらきちんと伝わるし、いつ連絡したかの日時もしっかり分かります。

文章だけだと分かりにくい場合、私はメールにざっと内容を記載し「追ってTELします」と書いておいて電話で説明します。

2.Eメールの件名にマンション名を入れる。
「△△マンション管理組合:エントランス電球切れの件」
↑こんな感じで、件名にマンション名と用件を短く記入します。管理会社のフロントマンは通常10~15棟くらいの物件を担当しています。忙しいフロントマンでも件名だけ見て内容がすぐわかるように、こちらもメールに工夫しておくことが必要だと思います。

また、件名に必ずマンション名が入っていれば、メール自動振り分け機能を使っている場合には便利でしょうし、あとからメールを探す場合にも手間がかかりません。

3.メールはCCに自分を入れる
送信ボックスに送信メールは残りますが、うっかり送信漏れをしたりしないように、CCに自分のメールアドレスを入れて、ちゃんと送信完了したことを確認します。

4.用件を箇条書きにし、番号を振る
一つのメールで一つの用件の場合でも、必ず番号を振っています。二つ以上用件がある場合はナンバリングは欠かせませんね。

番号が振ってあると、フロントマンが返信してくれる際にも

 2.の件はこれこれです。
 3.の件は対応中です。

などと返事をしてくれるのでこちらも大変わかりやすいんです。

5.期限を切る
いつでもいい急いでいない用件は別として、早急に対応してもらいたいものは期限を切ることも必要です。

 「○月×日までにご対応願えますでしょうか?」
あるいは
 「いつごろ作業完了するかご連絡頂けますでしょうか?」

などと記載しておきます。

6.あくまでも丁寧に!
実はこれが一番心がけていることでしょうか。

 「早く対応してください!」
ではなく
 「早急にご対応願えますでしょうか?」

 「まだできませんか?」
ではなく
 「作業の進捗状況をご報告頂けますでしょうか?」

などといった感じです。こちらがお客様側とはいえ、やっぱり礼を欠いた対応はいただけませんよね。あくまでも「お願いします~」という基本姿勢を忘れないようにしています。

さて、上記を踏まえたらこんな感じになります~という例を載せておきます。

件名:△△マンション管理組合:エントランス電球切れの件 ほか1件

□□管理組合 ○○様

お世話になっております。
△△マンション管理組合理事長の■■■です。
下記の件についてご連絡いたします。

1.エントランス電球切れの件
エントランスの右奥から2つめの電球が切れているので、
電球交換をお願いいたします。

2.理事会議事録の件
本日、理事署名捺印済みの理事会議事録を郵送いたしました。
全管理組合員へコピーの配布をお願いいたします。

配布がいつ頃になるかご返信頂けますでしょうか?


以上2点、ご対応の程よろしくお願いいたします。

△△マンション管理組合
理事長 ■■■
<xxx@zzz.jp>
基本的に仕事上のメールのやり取りと同じような文調であれば問題ないのでしょうね。

ちなみに、住まいサーフィンかどこかで「女が理事だと(あるいは若いと)管理会社にナメられるんじゃないか?」と心配した書き込みを見たことがあるのですが、そんなことは全くありませんのでご安心を!

女だから、若いから、といってナメた対応をするような管理会社は、会社としてNGです。ただ、女だから若いからというより、こちらに知識が全くないとやっぱりナメられるかも。

本を2~3冊読んで、他のマンションのケースなどをインターネットで探したりして勉強していれば、管理会社も「この管理組合はちゃんとわかっているのでいい加減なことを言えない」と思うんだと思います。

うちの管理組合はこうやって管理会社と付き合っている、という事例がありましたらぜひ教えてくださ~い!

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タグ:マンション 管理組合

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