その前に、まずはきちんと総会を成立させるために、区分所有者から出欠届を回収することが必須です。
できれば多くの方に出席して頂きたいところですが、皆さんそれぞれ都合もあります。でも欠席者にもしっかり意思表示をしていただくために、今年度は委任状ではなく議決権行使書を提出していただくことにしました。
これの提出率をあげるため、ちょっとした工夫をしましたよ。といってもたいしたことではありませんが。
去年の設立臨時総会は、組合立ち上げ前でしたので管理会社がすべて準備したのですが、いまいちだなーと思ったことがありました。
１．総会議案書の最後のページに出欠届けが綴じこまれていた。
２．出欠届けとは別に、欠席の場合は委任状を出してください、と書いてあった。
そこで、今年は下記のようにするよう指示しました。
� ―亰臚呂韻鯀躄餤聴峠颪膨屬犬海泙此∧未了罎砲靴拭�
�◆ 崕亰臚呂欝擇啜跳荼�行使書」として一枚の紙にし、上半分を出欠届け、下半分を議決権行使書として、「欠席」の文字の下には「欠席の方は議決権行使書にもご記入下さい」と記載した。
さらに、出欠届け提出のスケジュールに余裕をもたせ、第一次〆切時に未提出の方には、再提出お願いの文書を投函しました。
この結果、現時点で未提出者があと８名。総会の成立要件は、組合員（＝区分所有者）の出席数と議決権行使書を合わせて過半数を超えること。とりあえず総会成立の要件は満たしました。ほっ。
でもできれば全員の出欠届けを集めたいですね〜。まだ総会まで日があるので、皆さんに提出していただけるようにお願いしまーす。
、
に参加しています。応援１クリックお願いします！
住まいのことで悩んだらSmatch!住まいの相談室
