先日、最後の理事会が行われました。来月に総会を控えての理事会なので、主な議題は総会の打合せ。なんと2時間もかかりました!
理事会前には、次期の理事候補の方に集まっていただき、簡単な引継ぎと役職決定をしてました。
総会の当日に次期の理事に引継ぎをするよりも、事前に引継ぎする方がいろいろ話せていいですね。ただ、出席率が悪かったらどうしよう〜とちょっと心配でした。
引継ぎの時点で出席率が悪かったら、来期の理事会活動もおざなりになるという可能性が高いです。結局欠席者は一名のみだったので、一安心です。
また、来期の理事長になる方が戸惑わないように、理事長の業務をまとめたものも作りました。こんな感じになります↓。
・管理組合のポストをチェック(苦情や意見が投書されていることがあるので)
・印鑑の保管
・苦情や意見に対する対策案を作成し、他の理事の意見を伺ってまとめる
・管理会社担当者からの連絡メールを他の理事に転送
・お知らせや注意などの配布文書の素案を作成、他の理事に回覧
・理事会招集文書作成(前回の理事会から今回までの間に活動したことを、活動報告としてまとめて添付する)
・理事会の出欠確認
・理事会司会進行(みんなに発言してもらえるように、平等に話を振って、発言しやすいような雰囲気を作る)
・理事会での持ち帰り事項(要検討事項)の対応策案を作成し、他の理事の意見を聞いてまとめる
・理事会欠席者には、内容をまとめて書面でお知らせする
・理事会で管理会社に依頼した件は、漏れがないよう確認のメールを送っておく
・理事会議事録が期日までにあがってくるようにスケジューリング
・管理会社の月次報告書を他の理事に回覧し、理事長戻りで保管しておく
こんな感じでしょうか〜。いずれ理事長をやってみたい!という意欲のある方は参考になさってください。
また、理事になったけれど理事長ではないとい方は、どうしても理事長の仕事が多くなり負担が偏るので、うまく分担してサポートしていただければな〜と思います。
今期の理事会の場合、私の負担が大きかったですが、私は「まぁやれる人がやればいいじゃん」という感じなので気にしませんでした〜。次に理事が回ってくるときには他の方が理事長をしてくださいますしね。
ところで、ビリーズブートキャンプの続報(?)です。昨日2日目のエクササイズを行い、今朝体重とウエストサイズを測ってみました。すると・・・
ジャジャ〜ン!体重、マイナス0.4Kg。ウエストがマイナス2.3cmですっ!
ビリーズブートキャンプだけのせいではないと思いますが・・・。昨日は夜ご飯が少なめにしたんです。あの激しいエクササイズを行うには満腹だと気持ち悪くなってしまうから(^^;。ある意味、ビリーさんのおかげ!?

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