総会開催の案内を配布し、同時に出欠を取る必要があります。管理組合員の過半数の議決権があることが総会の成立条件になりますので、出欠確認と同時に、欠席者の決議に対する意思確認が必要になります。
去年の設立臨時総会は管理会社が開催したものなので、書類等はすべて管理会社が準備しました。その準備された書類の中に「委任状」がありました。
でも今年の総会では「委任状」は出しません。ではどうするか？
「委任状」ではなく「議決権行使書」を提出してもらうのです。
両者の違いは、委任状は「だれかに決議を委ねる＝自分の意思はどーでもいい」、議決権行使書は「総会議案に対して、賛成もしくは反対の意思を表明する」というものです。
たいていの委任状は、代理人が議長になると思います。代理人を指定できる場合もありますが、それほどご近所付き合いがない場合、お隣さんを代理人にしたりすることはありませんよね。
議長というと、普通は管理組合の理事長です。
もし総会が紛糾して、議題について出席者の議決がまったくの半々に分かれたら。提出された委任状によって決議が左右されます。
この場合、理事長の意志が完全に反映されてしまいますね。来年度予算という議題ならまだしも、立体駐車場の設置など、出費を伴うものの場合、後々禍根を残しかねません。
それに、やはり組合員全員に管理組合の活動に関わっているという意識を持ってもらうためにも、他人任せの「委任状」より、自分の意見を表明する「議決権行使書」の方が本来ふさわしいと思います。
皆さんのマンションの総会では、欠席の場合提出するのは「委任状」ですか？「議決権行使書」ですか？それとも他になにか変わったものはありますか〜？
追記：「出欠届及び議決権行使書」をダウンロードできるようにしました。下記リンク先の画面下のほうにある「ダウンロード」という文字をクリックして、ファイルを保存してください。
→出欠届及び議決権行使書
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※参考：議決権行使書（例）
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平成１９年 月 日
○○管理組合 御中
○○号室
△△ △郎 印
議決権行使書
私は都合により、平成 年 月 日開催の通常総会へ
出席できませんので、本書をもって下記の通り議決権を行使
いたします。
記
１．第一号議案：第○期予算の件 （賛成 ・
２．第二号議案：管理組合役員選任の件 （賛成 ・
以 上
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